Ce que coûte réellement une double saisie, et comment le calculer vous-même

Une double saisie coûte le temps de la ressaisie, multiplié par le nombre de documents, multiplié par le nombre de jours travaillés. À cela s’ajoute le prix des erreurs qu’elle provoque. Chacun de ces chiffres se trouve dans votre entreprise, et le calcul tient sur une feuille.

Je vous propose de le faire ici, étape par étape. Vous obtiendrez un ordre de grandeur en euros par an, sur vos chiffres à vous.

De quoi parle-t-on exactement ?

Il y a double saisie chaque fois qu’une personne tape une information qui existe déjà quelque part. Le client envoie sa commande par mail, quelqu’un la recopie dans l’ERP. Le bon de livraison est rempli à la main, puis ressaisi pour la facture. La facture sort de l’ERP, puis elle est recopiée dans le logiciel de comptabilité.

Le plus souvent, personne ne le vit comme un problème. C’est « le travail », et il est fait avec soin. C’est justement pour ça qu’il faut le chiffrer : ce qui ne se voit pas ne se décide pas.

Quels chiffres faut-il réunir ?

Quatre chiffres suffisent pour le coût du temps. Un cinquième sert pour les erreurs.

1. Le nombre de documents ressaisis par jour. Commandes, bons de livraison, factures fournisseurs : prenez un seul type de document pour commencer.
2. Le temps d’une ressaisie, en minutes. Pas le temps estimé : le temps mesuré.
3. Le nombre de jours travaillés dans l’année pour le poste concerné.
4. Le coût horaire chargé de la personne qui ressaisit.
5. Le taux d’erreur et le coût moyen d’une erreur, si vous voulez aller plus loin.

Comment compter les documents ?

Ne comptez pas de mémoire. Sortez de votre ERP ou de votre logiciel de facturation le nombre de commandes du dernier mois complet. Divisez par le nombre de jours travaillés de ce mois.

Si vous avez une saisonnalité marquée, faites-le sur trois mois différents et prenez la moyenne.

Comment mesurer le temps d’une ressaisie ?

Asseyez-vous à côté de la personne qui le fait, avec son accord, et chronométrez dix ressaisies de suite. Comptez tout : ouvrir le mail, trouver le client, taper les lignes, vérifier, enregistrer, classer.

Les estimations « au jugé » sont presque toujours trop basses. La personne pense à la saisie proprement dite. Elle oublie la recherche du code article, le coup de fil pour une référence illisible, le retour en arrière quand un champ est refusé.

D’où vient le coût horaire chargé ?

Demandez à votre comptable le coût employeur annuel du poste : salaire brut plus charges patronales. Divisez-le par le nombre d’heures réellement travaillées dans l’année, congés déduits.

C’est ce chiffre-là qu’il faut utiliser, pas le salaire net. Une heure passée à ressaisir vous coûte le coût employeur, pas ce que la personne touche.

Un exemple de calcul

Les chiffres ci-dessous sont des hypothèses, choisies pour l’exemple. Ce ne sont ni des moyennes, ni les chiffres d’un client. Remplacez-les par les vôtres.

Prenons une entreprise qui reçoit 20 commandes par jour. Chacune est ressaisie dans l’ERP en 4 minutes. Le poste travaille 220 jours par an. Son coût horaire chargé est de 30 €.

Étape	Calcul	Résultat
Minutes par jour	20 commandes × 4 min	80 min
Heures par an	80 min × 220 jours ÷ 60	293,3 h
Coût du temps	293,3 h × 30 €	8 800 €
Ressaisies par an	20 × 220	4 400
Erreurs par an	4 400 × 1 % (hypothèse)	44
Coût des erreurs	44 × 60 € (hypothèse)	2 640 €
Total annuel	8 800 € + 2 640 €	11 440 €

Dans cet exemple, une seule étape de ressaisie représente environ 293 heures par an. C’est plus de huit semaines de 35 heures, passées à recopier ce que le client a déjà écrit.

Et il ne s’agit que d’une étape. Si la même commande est ressaisie une deuxième fois pour le bon de livraison, puis une troisième pour la comptabilité, refaites le calcul pour chaque étape et additionnez.

Comment chiffrer le coût d’une erreur ?

C’est la partie la plus difficile, et la plus souvent oubliée. Une erreur de ressaisie ne se voit pas au moment où elle est faite. Elle se voit quand le client reçoit la mauvaise référence, ou quand la facture ne correspond pas à la commande.

Pour estimer son coût, reprenez les trois derniers litiges ou avoirs liés à une erreur de saisie. Pour chacun, additionnez :

• le temps passé à comprendre ce qui s’est passé et à répondre au client ;
• l’avoir ou la remise accordée ;
• le transport et la manutention d’un éventuel retour ;
• le temps de refabrication ou de repréparation, s’il y en a eu.

La moyenne de ces trois cas vous donne un coût moyen par erreur. Pour le taux d’erreur, le plus simple est de compter les avoirs émis pour erreur de saisie sur un trimestre, et de les rapporter au nombre de documents de la même période.

Si vous n’avez aucun moyen de le mesurer, laissez cette ligne de côté. Le coût du temps seul suffit souvent à prendre une décision.

Qu’est-ce que ce calcul ne compte pas ?

Il reste volontairement prudent. Plusieurs coûts réels n’y figurent pas, parce qu’ils sont difficiles à mettre en euros.

Le délai. Une commande qui attend d’être ressaisie est une commande qui ne part pas en fabrication. Si la personne est en congé, tout attend.

L’interruption. Ressaisir se fait rarement d’une traite. C’est entre deux appels, deux clients au comptoir, deux questions de l’atelier. Chaque reprise a un coût, que le chronomètre ne mesure pas.

La dépendance à une personne. Souvent, une seule personne sait où trouver quoi et comment contourner les particularités de chaque client. Le jour où elle part, ce savoir part avec elle.

Gardez ces points en tête au moment de décider. Ils penchent tous du même côté.

Que faire du résultat ?

Le chiffre obtenu ne vous dit pas quoi faire. Il vous dit combien vous pouvez raisonnablement dépenser pour ne plus le payer.

Si une étape de ressaisie vous coûte, sur vos chiffres, plusieurs milliers d’euros par an, un outil qui la supprime se rembourse vite. Ce n’est pas toujours un gros projet. Parfois, un import automatique des commandes reçues par mail ou par fichier suffit. Parfois, il suffit de relier deux logiciels que vous avez déjà.

Si le chiffre est faible, c’est aussi une réponse utile. Vous savez que le problème est ailleurs, et vous pouvez chercher au bon endroit.

Et si vous le faisiez sur toutes vos étapes ?

Faire ce calcul pour une étape prend une heure. Le faire pour toutes les étapes, du devis au paiement, demande de suivre une commande d’un bout à l’autre de l’entreprise. C’est souvent là qu’apparaissent les ressaisies auxquelles personne ne pensait.

C’est exactement ce que je fais pendant un diagnostic : vous me montrez comment une commande traverse l’entreprise, et je repère avec vous les étapes où l’information est recopiée. Vous repartez avec la liste, et avec la méthode pour chiffrer chacune d’elles.